Beirat: Kostenübernahme

Erwachsene im KlassenzimmerDer Beirat hat die Aufgabe, die Interessen der Bewohnerinnen und Bewohner von Altenwohn- und Pflegeheimen sowie Einrichtungen der Eingliederungshilfe zu vertreten. Er ist ihr Gesprächspartner nach innen und ihr Sprachrohr nach außen. 

In den wenigsten Fällen ist der Beirat auf die ihm übertragenen Aufgaben vorbereitet. Es findet weder eine systematische Ausbildung zur Wahrnehmung dieses Ehrenamtes statt, noch stehen regelmäßige Fortbildungsangebote während der Amtsperiode zur Erweiterung und Vertiefung der notwendigen Kenntnisse zur Verfügung. Der Gesetzgeber erwartet allerdings, dass die Beiräte mit den notwendigen Kenntnissen ausgestattet werden. Die BIVA bietet entsprechende Schulungen über die BIVA-Akademie an.

Gibt es einen Anspruch auf Erstattung der Kosten?

Ja! Allerdings sind nicht alle Kosten und auch nicht in beliebiger Höhe erstattungsfähig.
In den Landesheimgesetzen und den dazu gehörenden Durchführungsverordnungen zur Mitwirkung ist regelmäßig festgeschrieben, dass die Kosten der Beiratsarbeit vom Träger zu übernehmen sind. Dies findet man an verschiedenen Stellen in den jeweiligen Landesgesetzen. Zu den erstattungsfähigen Kosten gehört auch, dass die vom Beirat hinzugezogenen fach-und sachkundigen Personen einen Anspruch auf Auslagenersatz haben. Diese Regelung wurde – nicht zuletzt dank der Intervention der BIVA – schon in die vormalige Heimmitwirkungsverordnung aufgenommen und von den Landesheimgesetzgebern übernommen. Der Beirat hat also dort, wo das eigene Fachwissen oder die eigenen Kräfte nicht ausreichen, die Möglichkeit, zur Beratung, zur Information und zur Vertretung Hilfen von außen in Anspruch zu nehmen. Das gilt sowohl für interne wie für externe Beiratsmitglieder als auch für Mitglieder von Ersatzgremien und für den Fürsprecher oder die Vertrauensperson.

In der Praxis wird von diesen Möglichkeiten, die Qualität der Beiratsarbeit zu verbessern, leider kaum Gebrauch gemacht.

Die oben genannten Regelungen räumen das Recht ein, die Kosten, die durch die Beiratsarbeit entstehen, finanziert zu bekommen.

Erstattungsfähig sind im Prinzip alle Kosten, die durch die Tätigkeit des Beirats entstehen. Sie müssen lediglich angemessen sein. Welche Kosten in diesem Zusammenhang angemessen sind, beurteilt sich danach, was bei Anlegung eines verständigen Maßstabes erforderlich ist. Dabei sind die Grundsätze der Sparsamkeit zu beachten.

Kein verständiger Beirat wird unnütze Kosten produzieren, weil er ja weiß, dass letztlich die Bewohnerschaft diese über die Heimkosten zu tragen hat. Das darf ihn aber nicht daran hindern, notwendige Maßnahmen zu ergreifen oder Informationsmöglichkeiten zu nutzen, auch wenn diese mit Kosten verbunden sind. Eine Weigerung des Trägers, diese Kosten zu übernehmen, wäre unrechtmäßig. Im Streitfall hat die Aufsichtsbehörde zu intervenieren.

Beiräte wie Träger sollten die gegebenen Rahmenbedingungen nutzen, um der Beiratsarbeit die notwendige und gewünschte Qualität zu verleihen.

An den Finanzen darf es nicht scheitern! Der Beirat sollte daher mit der Einrichtungsleitung einen eigenen Etat vereinbaren!

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Was zählt zu den laufenden Kosten?

Wenn der Beirat seine Sitzungen vorbereitet, durchführt und nachbereitet, Bewohnerversammlungen abhält, Anregungen und Beschwerden entgegennimmt, neue Bewohnerinnnen oder Bewohner begrüßt, den Tätigkeitsbericht abfasst und in den ihm zugewiesenen Bereichen die Bewohnerinteressen vertritt, sich hierzu benötigte Informationen einholt und sich beraten und auch helfen lässt, fallen Kosten an, wie z.B.

  • Papier für Briefe,
  • Einladungsschreiben,
  • Protokolle, Berichte etc.,
  • Druckkosten für den Ausdruck der Schreiben,
  • Kopierkosten,
  • Porto für die Versendung von Briefen,
  • Fax, E-Mail für den elektronischen Versand und Empfang von Nachrichten,
  • Telefonkosten,
  • Personalkosten für Sekretariatsarbeit,
  • Personalkosten für die Unterstützung durch Mitarbeiter/innen,
  • Speisen/Getränke bei Beiratssitzungen und Bewohnerversammlungen oder
  • Kosten für Heizung, Beleuchtung, Reinigung des Sitzungsraums.

Diese Kostenarten werden in der Regel vom Träger/der Einrichtungsleitung ohne Einschränkungen übernommen, da die Sach- und Personalkosten im laufenden Geschäftsbetrieb kaum ins Gewicht fallen.

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Können sonst noch Kosten anfallen?

Anders sieht es aber meist aus, wenn Kosten erstattet werden sollen, die „zusätzlich“ anfallen, wie z.B.

  • Begrüßungsgeschenke für neu eingezogene Bewohner,
  • Teilnahmegebühren für Fortbildungsangebote/Seminare,
  • Reisekosten z.B. zur Heimaufsicht, zu einer Fachtagung, zu Treffen mit sach- und fachkundigen Beratern,
  • Auslagenersatz (Porto, Telefon, Fahrtkosten, Verdienstausfall) der sach- und fachkundigen Berater,
  • Fachzeitschriften, Bücher oder
  • Mitgliedsbeiträge für Fachverbände.

Hier wird meist abgeblockt und die Kostenübernahme verweigert, weil der Finanzhaushalt der Einrichtung Kostenstellen hierfür nicht vorsieht. Die Folge ist, dass der Beirat auf solche Aktivitäten verzichtet. Die Mitwirkung erfolgt dann nicht in der vom Gesetzgeber gewollten Qualität.

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Gibt es einen Anspruch auf Schulung(en) des Beirates?

Zahlreiche Landesheimgesetze und Durchführungsverordnungen haben die Regelungen der vormaligen Heimmitwirkungsverordnung übernommen, die das Recht des Beirats, für seine Aufgaben geschult zu werden, gesetzlich verankert hatte. Genauen Aufschluss gibt das jeweilige Landesgesetz. Da in einigen Ländern noch immer die Heimmitwirkungsverordnung Anwendung findet, gelten die Regelungen dort uneingeschränkt.

In der Begründung zu der Regelung der vormaligen Heimmitwirkungsverordnung heißt es u.a.: „Die Schulungsveranstaltungen müssen (…) so angelegt sein, dass sie den Teilnehmern diejenigen Kenntnisse vermitteln, die für die Tätigkeit als Heimbeirat erforderlich sind. Was erforderlich ist, bestimmt sich nach dem Aufgabenbereich des Heimbeirats, dem Kenntnisstand und der Schulungsbedürftigkeit der einzelnen Heimbeiratsmitglieder. (…) Die Heimbeiratsmitglieder können auch an einer Wiederholungs- oder Vertiefungsschulung teilnehmen. (…) Die Schulungskosten muss der Heimträger übernehmen.“

Die Verpflichtung, Schulungen anzubieten, richtet sich zunächst an die Aufsichtsbehörden, die verpflichtet sind, den Beirat zu beraten. Nur wenige Aufsichtsbehörden nehmen diese Verpflichtung ernst. Die Ablehnung wird meist mit der angespannten Haushaltslage begründet. Aber auch die Träger entziehen sich ihrer Verpflichtung mit der Behauptung, sie hätten kein Geld. Dabei heißt es in der Verordnungsbegründung ausdrücklich, dass solche Schulungskosten erstattungsfähig sind, „die bei Auslegung eines verständigen Maßstabs erforderlich sind.“

Der Beirat sollte sich durch solche Bemerkungen also nicht abschrecken lassen und auf seinem gesetzlichen Recht bestehen, für seine ehrenamtliche Aufgabe geschult zu werden, um die notwendigen Kenntnisse vermittelt zu bekommen. Gegebenenfalls ist die Aufsichtsbehörde einzuschalten, um der Durchsetzung des Rechts auf Schulung Nachdruck zu verleihen.

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Sollte der Beirat ein eigenes Budget haben?

Um nicht jedes Mal zum Bittsteller zu werden, bietet es sich an, dem Beirat einen eigenen Etat zur Verfügung zu stellen. Über die Verwendung der Etatmittel hat er der Bewohnerversammlung – nicht der Einrichtungsleitung – Rechenschaft abzulegen.

Die Höhe des Etats ist mit der Einrichtungsleitung auszuhandeln und sollte sich an der Anzahl der Bewohner orientieren, deren Interessen zu vertreten sind.

Die Refinanzierung dieses Budgets erfolgt wie die sonstigen Kosten der Beiratsarbeit über die Heimkosten/Pflegesätze.

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An wen kann ich mich wenden, wenn es Probleme mit der Kostenübernahme gibt?

Erster Ansprechpartner ist natürlich die Einrichtungsleitung und der Träger.

Da die Aufsichtsbehörden auch die Aufgabe der Beratung haben, sollten sie als nächstes eingeschaltet werden, falls es Probleme mit Einrichtungsleitung und/oder -träger gibt.

Nicht zuletzt kann man sich immer an die BIVA mit der Bitte um Unterstützung und Vermittlung wenden.

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© Claudia Paulussen – Fotolia.com